背景介绍

APortal是基于SharePoint平台研发的工作流框架，即可以部署到基于Office 365平台的SharePoint Online站点，又可以部署在企业内部自行部署的SharePoint服务器上。

APortal工作流框架包含的组织结构管理、工作流设计、表单设计、工作流中心等功能模块，结合APortal框架提供的自定义代码开发能力，可以帮助企业客户方便快捷地搭建企业工作流平台，并根据实际业务需求的不断变化对基于平台实施的业务流程进行优化和调整。

流程实施

基于APortal工作流框架实施企业业务流程，可以遵循以下基本流程。

总得来说，企业业务流程实施是一个不断梳理，优化的循环过程。一个业务流程的实施从流程梳理阶段开始。

流程梳理&定义

在流程梳理&定义阶段，业务用户需要根据公司管理制度，实际业务操作流程等，对需要电子化的流程进行梳理，梳理过程涉及下列工作：

对流程进行基本分类，例如：人事类，销售管理类，采购管理类，财务管理类，生产管理类等等；
逐个定义具体流程的输入、输出；流程输入可以是从其他系统传递的信息，也可以是用户通过表单+附件文档的形式填写并提交的内容；流程输出则是对于信息处理的结果，可以是一个批准与否的状态，或者需要传递到第三方系统的处理后的信息；
定义流程处理过程的流转环节，以及每个环节流转所需要参与的人员、角色，或触发流转的逻辑判断依据等。

数据建模

数据建模是针对流程的输入、输出数据，以及流程流转本身所需要的状态数据在平台上创建数据结构用于存储相关数据的过程。

在APortal工作流框架上，流程的所有输入、输出数据都是基于SharePoint列表和文档库进行存储的，数据建模过程也就是在部署APortal框架的SharePoint站点上根据实际业务需求定义和创建列表库和文档库的过程。

流程状态数据所需要的数据结构已经包含在APortal工作流框架中了。

组织结构搭建

组织结构搭建环节的主要工作首先是基于企业的实际部门结构，在APortal的组织结构管理模块中搭建相应的组织结构，并将需要使用工作流系统的用户信息导入到系统中，将每个用户和其基本的所属部门进行关联。

随后，根据流程梳理和定义环节定义的参与流程各个环节审批处理的用户、角色，在组织结构中进行相应的定义。

流程表单设计

使用APortal的表单设计器，在数据建模过程中搭建的SharePoint列表和文档库上构建用于填写和展示流程输入和输出数据的工作流表单。基于APortal的表单设计器，可以不需要任何代码介入的前提下构建表单布局，定义表单上的输入、显示和文档上传控件的基本逻辑。如果有特定的复杂业务逻辑，APortal表单设计器也支持用户自定义代码来扩展表单的功能。

工作流设计&发布

前述的准备工作完成后，用户可以在APortal工作流设计器中利用启动、审批、审阅、逻辑、并发、结束等各种类型的流程节点，以图形化的方式构建流程。并给每个流程节点设置审批处理人员，或是触发节点不同走向的逻辑公式。

流程可以和已经在表单设计器中设计的表单绑定，定义完成后发布，用户就可以在工作流中心看到已发布的流程了。

测试上线

流程和表单定义完成并发布后，授权用户就可以在APortal工作流中心开始尝试创建和提交新发布的流程单据，并测试整个流程的审批处理和逻辑流转是否符合预先设计的流程定义。

通过测试的流程则可以发布到正式的流程站点，并通知用户开始使用。

持续优化

随着实际业务和企业管理要求的变化，企业业务流程需要随之不断进行调整。同时，在流程实际流转过程中，流程负责人也需要对实际流转环节中不合理的部分进行调整和补充。持续优化是伴随一个企业业务流程整个生命周期，持续不断的优化过程。

实施案例一

客户

某知名连锁百货行业客户

业务特点

内部管理制度完善，控制流程多，流程审批环节复杂，流程中包含大量图纸、文档类附件需要审批，跨地域审批的情况较多。

实施流程

流程按照地域、流程业务类型、适用用户群体等维度分为通用流程、区域专用流程、总部/分店人事类流程、总部/分店财务类流程、商务类流程、运营类流程、信息管理类流程、工程项目类流程等。

具体实施的业务流程则分属于上述各个业务流程分类之下，共涉及150多个具体业务流程。

实施案例二

客户

某知名人力资源顾问咨询企业

业务特点

国内外分支机构众多，用户数量大，且包含公司内部和外部用户，流程数量多。

实施流程

流程按照业务分类为考勤管理、报销管理、合同管理、订单管理、发票管理、员工服务、E-HR、绩效管理等。在每个流程分类下再根据分支机构或区域分为不同分子公司或区域使用的具体流程，例如报销管理流程下包含总部报销和各个分子公司报销流程。

具体实施的业务流程数量超过100支。