SharePoint平台是一个以文档管理、内容分享、流程控制等功能见长的，优秀的团队合作平台。基于其强大的流程控制功能和数据管理能力，水杉公司在长期帮助客户实施SharePoint平台的过程中，也利用SharePoint平台帮助我们的客户实施了很多和他们实际业务紧密关联的业务系统。

本文介绍了水杉公司帮助某500强跨国企业在SharePoint平台上，结合水杉工作流系统搭建的订单管理系统。

客户需求和挑战

这是一个生产香水化妆品的知名跨国企业，旗下品牌众多（遗憾的是我等码农在实施这个项目前，那些品牌大都没有听说过，不过不影响我们理解客户的需求并完成项目实施工作）。各品牌在各地的百货商店里设置的专柜，专营店里销售的货物，以及内部样品、礼品等都需要通过各种类型的订单进行申请、发货处理。

在实施订单管理系统之前，用户使用Excel模板填写订单，并通过电子邮件发送给相关人员进行审核。订单审核完成后，再通过电子邮件发送给负责本品牌的后台客服人员上传到EPR系统完成后续的发货和物流运输操作。

这种通过Excel填写，电子邮件传输的半手工的订单管理模式，在实际业务过程中遇到很多挑战。首先，订单流程不明确，不透明。每个品牌，每种订单类型，不同的订单金额，都需要有相应的审批控制流程。但由于没有系统帮助，因此在实际执行过程中，每个人可能对流程的理解都不完全一致，也导致实际的订单流程难以追踪，不符合公司合规要求。

其次，信息不一致和不对称也是用户在订单管理过程中遇到的一个主要难题。由于属于化妆品行业，产品的类型变化很快，库存数量也随着订单提交和处理而不断变化。这些信息往往对于用户提交和处理订单起到决定性作用，虽然ERP系统提供了查询功能，但是由于不是和用户的实际订单直接关联，因此查询也很困难。相应地，在订单上传到ERP系统之前，后台库存物流部门也无法对订单货物的品种，数量和物流地址进行预判。

再次，订单处理过程中过多地需要人工干预，特别是订单手工上传到后台ERP系统的环节，也导致订单处理效率较低。

解决方案

综合考虑客户需求和现实挑战后，我们给客户提出的解决方案包含以下要点：

• 通过数据接口定期从后台ERP系统同步包括客户、产品、库存数量等信息，作为订单填写的主要数据来源和信息参考；
• 使用工作流系统将订单管理流程进行固化，在系统内完成所有订单的提交、审批和处理过程。同时又可根据实际业务的发展灵活调整和增加新的市场、品牌、订单类型等；
• 在订单完成审批过程后，通过数据接口将订单自动回传给ERP系统，完成从前台到后台ERP系统的订单数据对接；
• 在系统功能方面，充分考虑用户现有使用习惯，保留Excel模板和电子邮件审批等用户已经习以为常的操作，降低系统推广、培训和用户使用系统的难度。

在系统实施过程中也碰到了一些实际的挑战。首先是由于该系统是为公司整个亚太区设计的，涉及的市场不仅仅是中国大陆市场，也需要考虑其他亚太区市场的业务需求。而且由于该公司品牌众多，品牌运营相对独立，因此在订单管控流程中，不同的市场、品牌、订单类型都有相应的需求。流程设计需要充分考虑共性的同时，满足不同市场和品牌的特定业务需求。

由于订单数量较大，系统订单处理能力要求比较高。在系统实施过程中，我们也针对系统性能和水杉工作流平台进行了有针对性的优化和提升，以满足系统需求。

实施效果

通过系统实施完成正式上线以来的5年多时间的运行，目前系统已经完成了向包括中国大陆、香港、台湾、韩国、澳洲在内的多个亚太国家和地区市场的部署和推广工作，每年处理订单数万张。用户从提交订单开始，最快情况下大约15分钟就可以传输到后台ERP系统，大大提升了订单处理效率。