概述

随着移动互联网的发展,各种各样的即时交流沟通的工具越来越多,但是对于企业用户来说,电子邮件仍然是日常工作中不可或缺的交流沟通工具。这不仅仅是因为电子邮件使用的普遍性和方便性,也是因为电子邮件到目前为止仍然是大多数企业认可的,具备法律效应的沟通工具。企业级的电子邮件拥有安全备份,可追溯,可接受审计等特性。因此对于企业用户来说,电子邮件仍然是最安全、可靠的交流工具。

正因为电子邮件的这种特性,APortal工作流平台除了支持通过浏览器和微信小程序进行审批以外,还支持通过电子邮件完成工作流审批的功能。

通过电子邮件完成工作流审批任务,顾名思义,就是当用户从工作流系统中被分配审批任务后,系统就会自动给用户发送一封提醒邮件。用户接收到这个邮件后,直接答复这个邮件就可以完成相应的工作流任务的审批操作啦。

下面我们来看看在APortal工作流平台上实现这个功能需要哪些条件。

设置

在APortal工作流平台上配置电子邮件审批功能需要进行如下几步设置工作:

  1. 设置以POP3或IMAP协议传入的电子邮件服务器和相应的邮件帐号,这个邮件帐号用于发送APortal工作流平台的工作流任务提醒邮件,并接收用户回复的审批邮件;
  2. 设置用于工作流任务审批的关键字,例如:同意、拒绝、Approve、Reject等等;
  3. 在需要进行邮件审批的工作流审批节点上设置允许通过电子邮件审批。换言之,在同一个流程中可以设置特定的某个或某些审批节点允许通过电子邮件进行审批,以满足个性化的审批需求。

完成上述设置并在APortal工作流设计中激活电子邮件审批功能后,通过APortal工作流平台发出的工作流电子邮件就会包含相关信息,接收到这个电子邮件的审批用户就可以回复邮件,并在回复邮件的第一行写入用于审批的关键字,同意或拒绝等,如果需要还可以在邮件第二行写入自己的审批意见。

系统接收到用户回复的邮件后会自动解析该邮件对应的审批任务和用户的审批决定及审批意见,并在系统中自动完成这个审批操作。

当然,即使是设置了电子邮件审批的工作流任务,用户仍可以通过浏览器进入APortal工作流系统,或通过APortal工作流微信小程序来完成这个审批操作。APortal系统的工作流引擎会自动识别通过各个平台传来的审批操作,并以第一个审批操作为准,不会互相冲突。

优势小结

通过电子邮件完成工作流任务审批,主要的优势在于电子邮件是所有企业用户都非常熟悉且不可或缺的日常办公工具。电子邮件客户端在浏览器、电脑桌面和智能手机上都可以操作,无形中扩大了用户接收和处理APortal工作流任务的操作空间。

此外,电子邮件还具有脱机也可以处理的优势。即使在暂时没有Internet网络连接的情况下,只要电子邮件已经接收到邮件客户端,那么用户仍然可以对邮件进行浏览和回复。暂存在发件箱中的电子邮件在网络连接恢复后就会自动发送出去,而无需用户再进行干预。

在项目实践中我们也发现通过电子邮件回复进行工作流审批任务处理的功能深受广大用户,特别是管理层用户的好评和推荐。