大型制造企业的财务部门，每个月面对供应商提交的数以千计的发票，需要耗费大量的精力和时间，将发票与企业ERP系统中的供应商收货数据、已开票数据、过账支付数据进行核对。对错误发票进行标记退回供应商，正确的发票则录入ERP系统进行过账处理。

发票核对过程不仅仅耗费精力和时间，由于手工化程度高，也造成了差错率相对较高。在发票的校验、录入、过账的任一个环节发生错误，都会导致更多的精力用于系统中的数据纠错，调整，修改，进而导致供应商付款延迟和后续交付。

解决方案

针对发票校验流程耗费大量人力、时间，供应商满意度降低的现状，APortal提出了自己的发票校验解决方案，基本流程如下图所示：

供应商开具发票必须以送货、收货记录为依据。因此，首先每天通过系统接口从企业SAP系统将供应商送货、收货数据定时同步到发票校验系统中。

供应商以自己的供应商帐号登录发票校验系统，在系统中创建发票校验表单，首先上传需要开票的发货数据。供应商上传的发货数据在系统中与SAP收货数据进行匹配校验，只有通过校验的数据才能继续提交并作为供应商后续开发票的依据。

发货数据通过校验后，供应商可开具相应金额的发票在系统中上传发票信息（通过二维码扫描物理发票，或批量上传），并通过系统提交。待提交成功后将实际开具的增值税专用发票通过快递寄送到企业财务部门。

企业财务人员收到发票后，使用手持二维码扫描设备扫描任意一张发票的二维码，从系统中调出相关供应商提交的『发票批次』单据，在发票批次单据上将当前收到的物理发票和供应商提交的发票信息逐一比对（通过二维码扫描形式提取发票信息并与单据上的发票信息进行比对）。

发票通过校验后，企业财务人员将发票批次单据提交，系统接口将发票批次单据上包含的供应商送货数据和发票信息传递到SAP系统，在SAP系统中完成过账并返回成功过账信息。

实施效果

本系统以企业的SAP收货数据作为源头数据，利用APortal工作流框架，将供应商上传并匹配数据，企业财务人员校验数据，SAP接收发票数据完成过账处理等环节连接起来。

在系统实施过程中，利用外部云平台和Office 365平台的SharePoint Online站点，分别部署面向供应商的外部门户和面向企业财务人员的内部门户，数据则通过APortal工作流框架结合SAP数据接口进行驱动流转。

系统实施后，供应商对于自己的可开票数据随时可在系统中查询和匹配，已开票数据的状态可随时查询跟踪，已完成支付的发票数据也永久保留在系统中可供随时查询。

企业财务人员则从接到供应商物理发票开始介入发票流程，进入系统后只需要对接受到的物理发票和系统中记录（供应商登记并提交的）的发票数据进行校验。

以往最为消耗精力和时间，且差错较难避免的供应商的发货、收货数据校验已经通过系统自动完成，发票校验环节的大部分操作也可通过二维码扫描设备完成。完成校验后传递到SAP系统进行过账处理的数据也不再需要手工输入，由系统全自动完成。

系统实施后，大大提高了企业财务人员的工作效率和准确率，财务部门可以将更多精力从原来的低效率的数据录入工作转向财务流程精简和优化上，供应商满意度也随之上升。