解决方案

企业会给每个员工创建和AD集成的Office 365帐号,员工入职后在企业IT架构里访问的第一站就是登录Office 365平台设置和收取个人电子邮件。

因此,基于Office 365平台的SharePoint Online站点成为实施员工入职培训平台的理想平台。

基于APortal框架实施的员工入职培训平台的基本流程如下图所示:

新员工信息

系统定时通过接口从HR系统获取未来一段时间内的新员工信息。如果有新员工入职,则系统会将员工信息同步过来。

入职培训页面

在系统内置了入职培训页面的模板,该模板的版面可根据实际需要由管理员进行定制和调整。新员工信息进入系统后,系统会根据当前最新的模板为每个新员工生成入职培训页面,如下图:

入职培训页面由多个模块构成,每个模块中均包含视频、PPT文档、问卷调查等内容。入职培训页面生成后,系统自动给新员工的邮箱发送电子邮件,包含对于入职培训页面的登录地址和使用方法简介。

员工完成入职培训

新员工入职后,在自己的邮箱中接收到系统发送的入职培训系统邀请,通过该邀请邮件提供的系统链接进入页面,在入职培训页面中点击每个模块下提供的视频、PPT文档、问卷等,在线查看视频、文档,完成问卷调查。

入职培训页面以百分比展示用户的完成进度,从0至100%,随着员工浏览内容和完成问卷的进度而不断推进。

Quiz问卷里可以包含单选或多选类型的题目,用户可以随时打开问卷答复问卷,可以将答复的中间状态保存在系统中,完成问卷后点击『提交』按钮提交。

基于APortal工作流引擎的调度,系统将定时汇总新员工完成入职培训的情况,对没有及时完成的员工发送邮件提醒,对于逾期较严重的情况还可以将提醒邮件抄送给员工的直接主管。

统计报表

HR管理员可以在系统后台随时查询员工入职培训完成情况,并导出为Excel供进一步的分析。

实施效果

系统上线以后,迅速成为HR部门培训新员工的重要工具。而且由于系统基于Office 365实施,员工无论在公司内外,只要能连接网络就可以随时浏览和完成入职培训计划。

由于入职培训页面包含的内容丰富,从办公室常识,后勤联络信息,到公司各个品牌介绍,公司领导致辞,很多员工即使在入职培训完成后,还经常回来对这些信息进行浏览和查询。入职培训系统无意间也成为员工日常工作的一个得力助手。