用户现状

这是一个外资企业在中国的采购办公室，用户总数在30人左右，主要人员在上海浦西的某个写字楼里办公，在深圳、广州、北京等城市有少量雇员，采用家庭办公室的方式开展工作。

由于规模较小，因此公司并没有雇佣专职的IT人员，而是采用IT外包的形式，由外包的IT人员负责维护公司办公室的网络和个人电脑。公司里也自然没有专门的机房用于安装服务器设备。

用户需求和问题

公司虽然人数不多，但是办公地点较为分散，公司人员在日常工作中的出差频率很高，与之相对应的出差申请、费用报销申请和市内或短途出差时会发生的公车申请和私车公用申请也很多。办公室行政人员、财务人员以及公司管理者都需要将这些申请流程通过数字化的方式规范起来，以便于统计、安排和后期的数据分析。

作为一个采购办公室（sourcing office），采购的需求全部来自北美洲和欧洲的同事，采购的执行工作则在国内开展，因此也需要一个各方都能方便接入并使用的沟通平台。

在目前的日常工作中，还有大量的供应商、合同等信息存储在个人电脑或是公司公用的文件服务器目录中，随着人员流动往往造成信息错误、滞后和丢失。

以往，上述的出差、报销、用车以及和国外用户的采购需求沟通等，都是通过Excel文件登记，电子邮件传送和文件服务器共享目录的方式实现的，在信息共享的及时性和有效性方面都有较大的隐患。例如，某些信息以Excel方式存储于个人电脑中，并由个人定期拷贝到共享的文件目录下，遗忘或操作失误，乃至人员离职都有可能造成某些数据的不一致甚至丢失。

方案选择和实施

考虑到上述需求和现存问题，这个协同办公平台应满足下面的要求：

• 用户在任何时间、任何地点都能较方便地接入；
• 支持浏览器和手机使用；
• 功能上需要支持流程审批、数据统计和导出、文档共享等；
• 总体成本和实施周期应控制在可接受范围内。

我们推荐的方案为基于云平台部署的SharePoint服务器，结合水杉工作流软件来实现要求的功能。在云平台的选择上，一种选择是在常见的云服务平台上租用虚拟服务器部署SharePoint和水杉工作流软件。

这种部署方式可以满足用户在任何时间、任何地点接入系统的要求，但是从部署成本上来讲，需要考虑服务器上安装的操作系统、数据库以及SharePoint本身的许可证成本，加上满足SharePoint部署硬件需求的服务器的年度租用成本。而且，如果是自己部署的SharePoint服务器，服务器的日常维护成本也需要考虑在内。

综合考虑性价比，我们最终选择了基于Office 365（SharePoint Online平台）部署水杉工作流软件的方案。这个方案从接入性、系统稳定性和可靠性以及总体部署成本上来说都可以满足项目的需求。

项目实施的具体功能包括下列内容：

业务流程审批

• 出差申请
• 私车公用
• 个人报销
• 付款申请
• 休假申请
• 加班/调休申请
• 员工绩效考评

数据统计/导出

• 出差数据统计
• 报销数据导出
• 付款数据导出
• 休假数据统计
• 调休数据统计

业务数据管理

• 合同管理
• 供应商管理
• 采购项目管理
• 新产品开发报告
• 产品检验/审核/投诉报告

系统功能除了可以通过电脑浏览器登录使用以外，均部署了相应的移动浏览器版本，并和用户的企业微信号绑定，客户可以通过手机关注并进入企业微信号后使用系统的流程审批、单据填写提交、流程进度查看等功能。

后记

水杉多年专注于微软SharePoint平台，提供基于APortal工作流系统(Workflow)的企业协同办公解决方案，以往碰到类似这种小型企业用户只能遗憾放弃。虽然SharePoint平台和水杉工作流系统结合起来可以构建一个异常强大的协同办公平台，但是考虑到SharePoint对于服务器硬件性能的要求，以及额外的服务器端和用户端许可证需求，都足以将一个几十人甚至几百人的小型企业挡在门外。

Office 365的出现则改变了这个局面。对于小型企业来说，不再需要考虑高昂的硬件服务器和相应的操作系统、数据库、SharePoint许可证的采购和管理维护成本，最低300多元每个用户的Office 365年度订阅价格对于一个正常运作的企业来说也完全可以接受。Office 365平台的高可用性和安全性，可以帮助用户真正实现随时随地接入系统开展工作的需求。